اگر شما هم از آن دست افرادی هستید که در خانه یا محل کارتان وظایف متعددی دارید و یا به عنوان فریلنسر با کارفرمایان زیادی سر و کار دارید؛ بهتر است این مقاله را بخوانید تا ترفندهایی برای مدیریت زمان بیابید و بتوانید از زمانی که در اختیار دارید، به‌خوبی استفاده کنید.
عکس نوشته:
مدیریت زمان یک افسانه است؛ زیرا نمی‌توانیم آن را زودتر یا دیرتر بگذرانیم. ما تنها می‌توانیم خودمان و کاری را که می‌خواهیم انجام بدهیم، مدیریت کنیم.
مدیریت زمان همیشه یکی از چالش‌های افراد توانمند است. آنهایی که چند کار را به‌طور همزمان انجام می‌دهند. آنها می‌دانند اگر مدیریت زمان نداشته باشند، به‌راحتی می‌توانند تمرکز خود را از دست بدهند و یا با انبوهی از کارهای به‌تعویق‌افتاده مواجه شوند. تکنیک‌هایی که در ادامه معرفی می‌کنیم، تکنیک‌هایی هستند که توسط مولتی تسک های با تجربه به دیگران توصیه شده است.
۱- روز خود را با بزرگترین وظیفه خود شروع کنید
تصور کنید چک لیست زیر متعلق به شماست و کارهایی زیر را باید انجام بدهید.
- تمیز کردن کمد لباس‌ها
- شستن لباس‌ها
- خرید دفتر
- نوشتن مقاله دانشگاه و ارسال
- نوبت گرفتن از دکتر
- پیگیری سفارش‌ها
- تعمیر ماشین
احتمال دارد که برای نوشتن مقاله برای استادتان فرصت چندانی نداشته باشید و مجبور باشید در میان انبوه کارهای دیگر، این کار را هم انجام بدهید. باتجربه‌ها توصیه می‌کنند سخت‌ترین و بزرگترین کار را زودتر از دیگر کارها انجام دهید. زیرا این کار باعث می‌شود بخش اعظمی از تمرکزتان را در همان ابتدای کار به‌کار ببندید و با انجام آن اعتماد‌به‌نفس پیدا کنید و با انرژی مثبت به سراغ کارهای دیگر بروید. این روش در واقع تکرار همان نکاتی است که در کتاب قورباغه‌ات را قورت بده خوانده‌ایم.
۲- ساعت‌های بازدهی خود را پیدا کنید
بسیاری از ما در اوقاتی از روز یا شب، انرژی و تمرکز بیشتری داریم و بهتر می‌توانیم کارها را انجام بدهیم. ممکن است شما در ساعت‌های آغازین صبح، انرژی بیشتری برای انجام کارهایتان داشته باشید. بنابراین مهم‌ترین و سخت‌ترین کارهایتان را می‌توانید در این ساعات انجام بدهید. به این نکته توجه کنید که افراد در این زمینه با هم متفاوت هستند. زیرا تعدادی از افراد هم نیمه شب را برای کار کردن ترجیح می‌دهند. دقت داشته باشید که سبک زندگی شما تا حدی می‌تواند بر روی ساعت‌های بازدهی شما تأثیر بگذارد.
۳- فضای خود را تمیز نگه دارید
عکس
بسیاری از افراد چندکاره می‌گویند که پیش از شروع کار ابتدای فضای اطراف خود را مرتب می‌کنند. آنها با این کار به ذهن خود نظم می‌بخشند. داشتن محیط کار و زندگی منظم، به شما کمک می‌کند متمرکز باشید و روزتان را بهره‌وری بیشتری بگذرانید. حتی‌الامکان مکان مشخصی را برای انجام کارها در نظر بگیرید و وسایل و لوازم مورد نیاز خود را کنار دستتان بگذارید تا زمان کمتری را صرف پیدا کردن وسایل گمشده کنید.
۴- روتین‌ها را فراموش نکنید
برای انجام کارهای تکراری روتین ایجاد کنید. بازه زمانی و آدابی را برای انجام کارها در نظر بگیرید. مثلاً اگر مجبورید هر روز ایمیل خود را چک کنید، این کار را در همان ابتدا یا در انتهای کارهایتان انجام بدهید. روتین‌ها باعث می‌شوند شما ذهن ساختارمند پیدا کنید تا بتوانید کارهای تکراری و خسته‌کننده خود را انجام دهید.
۵- فناوری را کنار نگذارید
فناوری را برای بهبود کارهای خودتان مورد استفاده قرار بدهید. امروزه نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های زیادی برای مدیریت حواس، مدیریت زمان، دسته‌بندی کارها، مدیریت محدودیت استفاده از شبکه‌های اجتماعی و … وجود دارند که شما هم می‌توانید از آنها استفاده کنید. برای مثال اپلیکیشن فارست (forest) می‌تواند در مدیریت زمان به شما کمک کند.
۶- انجام کارهایتان را به تعویق نیندازید
به تعویق انداختن انجام هر کاری باعث می‌شود به استرس‌های شما افزوده شود و هیچ نفع دیگری برای شما نخواهد داشت. بنابراین تلاش کنید که کارهایتان را اولویت‌بندی کنید و به‌سرعت آنها را انجام دهید. این کار برای شما مزیت دیگری هم دارد؛ یعنی اگر کاری را به اشتباه انجام داده باشید و یا مشکلی در آن باشد، برای جبران آن فرصت خواهید داشت. اگر کاری را به عجله و در زمان کم انجام بدهید، به دلیل اضطراب و عجله شما می‌توانید دچار اشتباهات بیشتری هم باشید.
۷- هر روز فهرستی از کارهای خود تهیه کنید
عکس
چک لیست کارها به شما کمک می‌کند بتوانید درباره روز خود، به‌خوبی برنامه ریزی کنید. وقتی کارهایتان را بنویسید جای اهمال‌کاری وجود ندارد و ذهن شما ملزم به انجام کارها می‌شود. از طرفی با تیک زدن هر بخش از کارها، انرژی بیشتری پیدا می‌کنید که کارهای بعدی را انجام بدهید. مطمئن باشید در پایان روز از اینکه یک چک لیست کامل شده را روی میز گذاشته‌اید، لبخندی روی صورتتان نقش خواهد بست.
۸- روز خود را به بخش‌های مختلف تقسیم کنید
نوشتن لیست کارها به شما این امکان می‌دهد تا بتوانید زمان خود را در طول روز تقسیم کنید. می‌توانید بر اساس نوع کارها، زمان خود را به بازه‌های ۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای تقسیم کنید و هر بخش را به انجام یک کار اختصاص بدهید. با این کار، تمام عوامل حواس‌پرتی را نادیده می‌گیرید و به سرعت به انجام کارهایی که مشخص کرده‌اید می‌پردازید. یکی از معروف‌ترین تکنیک‌ها برای مدیریت زمان به این روش، تکنیک پومودورو یا تکنیک گوجه فرنگی است.
۹- هر لحظه برنامه ریزی خود را مرور کنید
این کار به شما کمک می‌کند تا بتوانید اولویت بندی خود را مدام تغییر بدهید و یک برنامه ریزی قابل انعطاف بسازید. اگر یک تخته وایت برد یا دفترچه یادداشت در کنار دستتان باشد، ذهن شما منسجم و راحت می‌شود؛ زیرا ممکن است در حین انجام کاری، انجام دادن کار دیگری را هم به یاد بیاورید و در همان لحظه باید آن را یادداشت کنید.
۱۰- پراکنده‌نویسی را رها کنید
عکس
گاهی انبوهی از کاغذهای یادداشت ما را محاصره می‌کند. ممکن است کاغذها را گم کنیم، یا نوشته‌ها به‌خاطر خط‌خطی‌هایی که ناخواسته و در حال تمرکز کردن انجام می‌دهیم، از دست بروند. حتی ممکن است به اشتباه یادداشتی مهم را دور بیندازیم. بنابراین بهترین کار این است که همیشه دفتر یادداشتی را همیشه به همراه داشته باشید.
۱۱- گزارش کار بنویسید
بسیاری از افراد مجبورند که در پایان روز، گزارشی از کارهای انجام شده به مافوق خودشان تحویل بدهند. به شما توصیه می‌کنیم که حتی اگر فریلنسر هستید، این کار را انجام بدهید. نوشتن خلاصه‌ای از انچه در روز انجام داده‌اید شما را به نتیجه‌گیری‌های جالبی می‌رساند. از جمله اینکه می‌توانید خودتان را ارزیابی کنید و متوجه می‌شوید که کجا در برنامه‌ریزی یا اولویت بندی کارهایتان اشتباه کرده‌اید. دیگر فایده این کار، به دست آمدن چک‌لیستی برای روز بعدی خواهد بود تا از سردرگمی شما در روز آینده کاسته شود. داشتن یک دفتر مناسب برای نوشتن گزارش کار باعث می‌شود شما بتوانید در طول زمان نیز روند کاری خود را بررسی کنید.
عکس‌نوشته:
فراموش نکنید که ما در هر روز با محدودیتی ۲۴ ساعته مواجهیم، همانقدر که فرصت زیادی برای انجام دادن کارهای مختلف داریم، به همان نسبت زمان برای از دست دادن هم وجود دارد.
