پلنرها و چک لیست‌ها را به این دلیل مورد استفاده قرار می‌دهیم که کارهایی را که باید انجام بدهیم فراموش نکنیم و بدانیم که هر کاری را در چه زمانی باید انجام بدهیم. اما برخی ازما علیرغم آنکه در نوشت برنامه روزانه خودمان خوب عمل می‌کنیم، اما در اجرایی کردن برخی از آنها اهمال می‌کنیم.
نتیجه این کار مواجهه ما با لیستی پر از کارهای مختلف است که نمی‌دانیم انجام دادن کدام ضروری‌تر از دیگری است؟ این موضوع حقیقت دارد که هر چقدر لیست انجام کارهایمان طولانی‌تر باشد و با ضرب‌العجل‌های متعددی رو‌به‌رو باشیم، رغبت ما به انجام دادن کارها کمتر می‌شود. در این مقاله قصد داریم شما را با روش آیزنهاور آشنا کنیم که در عملی کردن برنامه‌هایتان مؤثر است و شما را از کرختی و سردرگمی می‌رهاند.
روش آيزنهاور را اولین بار چه کسی معرفی کرد؟
دوایت آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده و ژنرال جنگ جهانی دوم بود. او برای پیروزی در جنگ و اداره کشور تلاش کرد با اختراعی روشی قدرتمند، برای فهرست کارهای خود اولویت‌بندی ایجاد کند تا بتواند بر چیزی که اهمیت بیشتری دارد تمرکز کند. او عقیده داشت که «آنچه مهم است به ندرت فوری است و آنچه فوری است به ندرت مهم است.»
استفان کاوی کتابی درباره بهره وری و مدیریت زمان نوشته است که هفت عادت افراد بسیار موثر، نام دارد. این کتاب از بیانیه آیزنهاور برای ایجاد ماتریس آیزنهاور الهام گرفت. این ماتریس که با نام‌های جعبه آیزنهاور، روش آیزنهاور، تصمیم آیزنهاور و اصل آیزنهاور نیز شناخته می شود، تلاش می‌کند چارچوبی برای اولویت‌بندی کارها طراحی کند.
چطور اولویت بندی به انجام کارها کمک می‌کند؟
تحقیقات نشان می‌دهد که انجام چند وظیفه به طور همزمان، یک افسانه است. مغز ما دائم بین چیزهای مختلفی که می‌بیند، می‌شنود و درک می‌کند در نوسان است. مغز باید انرژی بسیاری برای این پرش‌های ذهنی صرف کند. ولی لیست اولویت تنظیم می‌کنید، مغز شما خود را برای تمرکز بر روی مهم‌ترین وظایف آماده می‌کند و می‌تواند اطلاعات غیر ضروری را فیلتر کند.
عملکرد روش آیزنهاور چگونه است؟
مزیت روش آیزنهاور به نسبت دیگر روش‌ها سادگی و کاربردی بودن آن است. شما می‌توانید با ساده‌ترین ابزار موجود، یعنی تنها یک دفتر و خودکار، اولویت کارهایتان را در برنامه روز، هفته و ماه خود مشخص کنید.
پیش از آنکه به سراغ شرح برنامه ریزی به روش آیزنهاور برویم، لازم است تفاوت بین کارهای مهم و فوری را درک کنید.
چه کارهایی مهم تلقی می‌شوند؟
کارهای مهم با ارزش‌های شما همسو هستند و به شما کمک می‌کنند تا به اهداف خود برسید. آنها اغلب بر اهداف بلندمدت تمرکز دارند؛ اما ممکن است نتایج فوری نداشته باشند. با این همه انجام ندادن چنین کارهایی ممکن است به زندگی ما ضرر زیادی وارد کند.
چه کارهایی فوری هستند؟
کارهای فوری حساس به زمان هستند و نیاز به توجه فوری دارند. گاهی اوقات کارهای مهم را آنقدر به تعویق می‌اندازیم که بعداً فوری می‌شوند و با عجله برای انجام به موقع آنها باعث استرس و اضطراب می‌شویم. طبیعی است که در چنین موقعیتی برای انجام کارهایی که فوری هستند، دچار اضطراب شوید و ممکن است کارها به‌خوبی انجام نشوند یا کیفیت پایینی داشته باشند.
پس از درک مفاهیم کارهای مهم و فور، می‌توانیم به سراغ عملکرد ماتریس آیزنهاور برویم. ابتدا باید یک ماتریس به شکل زیر رسم کنید:
۱- کارهای مهم و فوری؛ همین حالا انجام بدهید
ربع اول این ماتریس به کارهایی اختصاص پیدا می‌کند که مهم و فوری هستند یعنی به تعویق انداختن هرکدام، معظلی برای شما ایجاد می‌کنید. بخشی از کارهای این قسمت، کارهایی هستند که پیش‌بینی نشده‌اند و یا انجام دادن آنها را به لحظات آخر واگذار کرده‌اید. برای اینکه با نمونه‌ای از این کارها آشنا شوید، موقعیت‌های زیر را تصور کنید:
- برای پرداخت مالیات تنها تا ساعت اداری امروز فرصت دارید.
- فرزندتان تب دارد و باید آن را سریع به دکتر برسانید.
- گزارشی را برای مدیریت بحران برای یک جلسه مهم باید آماده کنید.
۲- کارهای مهم اما غیر فوری؛ زمانی برای انجام آن در نظر بگیرید
کارهایی از این دست اغلب به دلیل غیرفوری بودن نادیده گرفته می‌شود، برای اینکه بتوانید این کارها به موقع انجام بدهید، بهتر است یک ضرب‌العجل برای انجام کارهایتان تعیین کنید. این روش به شما کمک می‌کند از نادیده گرفتن این وظایف دست بردارید. کارهای مهم و غیرفوری می‌توانند شبیه به موقعیت‌های زیر باشند:
- برنامه ریزی محتوا برای ماه آینده
- آماده کردن یک گزارش برای جلسه مدیران
- خرید لباس ورزشی برای کلاس چهار روز دیگر
۳- کارهای فوری اما غیر مهم؛ تفویض اختیار را یاد بگیرید
معمولاً چنین وظایفی شما را از انجام کارهای مهم و فوری شما بازمی‌دارد. برای مدیریت چنین کارهایی باید واگذاری کارها به دیگران را بیاموزید. برای مثال اگر همکارتان از شما می‌خواهد گزارشی را که چند ساعت دیگر به آن نیاز دارد را بجای او آماده کنید، بهتر است مودبانه آن را رد یا به دیگری محول کنید.
یکی دیگر از راه‌هایی که با استفاده از آن می‌توانید این بخش را مدیریت کنید، تنظیم زمان دیگری برای انجام کارهاست. فراموش نکنید که اگر خواستید انجام کاری را به زمانی دیگر محول کنید، بهتر است همان موقع آن را در یک دفتر یادداشت یا دفتر برنامه ریزی خود بنویسید؛ در غیر این صورت ممکن است آن را فراموش کنید و روزی از بخش کارهای مهم و فوری شما سردربیاورد.
۴- کارهای غیر مهم و غیر فوری؛ چنین کارهایی را حذف کنید
کارهای این بخش، اغلب کارهایی هستند که موجب حواس‌پرتی شما می‌شوند. برای آنکه از چنین کارهایی خلاص شوید، بهتر است آنها را از همان ابتدا حذف کنید و یا تا آنجا که می‌توانیم انجام دادنشان را به تعویق بیندازید.
چه کارهایی ماتریس آیزنهاور را کاربردی‌تر می‌کند؟
1- به هر بخش یک رنگ خاص اختصاص بدهید
از روانشناسی رنگ‌ها بهره ببرید. می‌توانید از رنگ قرمز برای کارهای ضروری و مهم (ربع اول) استفاده کنید. ذهن شما نشانه رنگ قرمز را به‌خوبی درک می‌کند و می‌داند که باید آن را به سرعت انجام بدهید. از رنگ زرد برای کارهای مهم و غیر فوری (ربع دوم) استفاده کنید. رنگ سبز می‌تواند به کارهای فوری و غیر مهم (ربع سوم) اختصاص پیدا کند. توصیه می‌کنیم که بخش کارهای غیرمهم و غیر فوری را با رنگی خنثی مانند خاکستری مشخص کنید. با این رنگ ، ذهن شما کمتر این بخش را جدی می‌گیرد.
2- در هر بخش حداکثر ۱۰ مورد را لیست کنید
کارهای بیش از حد در لیست شما می‌تواند شما را دوباره به اهمال‌کاری مبتلا کند. برای جلوگیری از فلج شدن در کار، هر بخش را به ۵ تا ۷ مورد مهم‌تر اختصاص بدهید و پس از آنکه همه موارد انجام شدند، لیست را دوباره بررسی و به‌روز کنید.
3- کارهای شخصی یا حرفه‌ایتان را تفکیک کنید
برخی معتقدند که در سبک زندگی هر فرد تنها یک نمودار آیزنهاور باید بگنجد. چنین ادعایی کمی سخت‌گیرانه به نظر می‌رسد. زیرا ممکن است شما در یک پروژه کاری، بیش از زندگی روزانه خود نیاز به اولویت‌بندی کارهایتان داشته باشید. بنابراین می‌توانید لیست کارهای شخصی و حرفه‌ای خود را از هم جدا کنید. یک ماتریس برای کار خود و یکی برای زندگی شخصی خود بسازید. ایجاد چندین تصویر به شما کمک می‌کند تا نحوه استفاده از زمان خود را تجزیه و تحلیل کنید.
۴- کارهای اضافی را حذف یا بهینه‌سازی کنید
پیش از آنکه لیست وظایف خود را در جدول آیزنهاور بگنجانید تلاش کنید با یک نگاه اجمالی، کارهایی را که نه مهم و نه ضروری هستند را حذف کنید و یا آن را به دیگران واگذار کنید. با این کار مغز شما فرصتی می‌یابد تا بتواند اطلاعات را سریعتر دسته‌بندی کند.
۵- سخت‌ترین کار هر بخش را اول انجام بدهید
در هر کدام از چهار قسمت در ماتریس آیزنهاور کارهایی وجود دارد که انجام دادن آن نسبت به دیگران سخت‌تر است. این کار باعث می‌شود اعتماد به نفس بیشتری پیدا کنید و بتوانید کارهای دیگر را به سرعت پیش ببرید.
۶- از تکنیک پومودورو غافل نشوید
یکی از بهترین راه‌ها برای متمرکز ماندن روی وظایفتان استفاده از تکنیک پومودورو در کنار ماتریس آیزنهاور است. این تکنیک به شما کمک می‌کند روی کارهایتان به نحوی موثرتر کار کنید.
به یاد داشته باشید که از هر روشی برای اولویت‌بندی کارها یا مدیریت زمان و برنامه‌ریزی استفاده کنید، به یک دفتر با قابلیت‌های مختلف نیاز دارید. نوشتن کارها، برنامه ریزی شما را به طرز اعجاب‌آوری موثر می‌کند.
