همه ما در طول روز، 24 ساعت زمان داریم اما از آن استفاده لازم را نمی‌بریم؛ همه اهدافی داریم اما در دستیابی به آن اهداف موفق عمل نمی‌کنیم؛ همه دوست داریم مانند افراد موفق مورد تحسین قرار بگیریم، اما بارها در عمل پی برده‌ایم میان آرزو و عمل فاصله کمی نیست. سخت است اگر بخواهم به چنین مواردی فکر کنیم و درباره برنامه ریزی به چالش کشیده نشویم. برنامه ریزی مفهومی است که گامی کلیدی و تعیین کننده در زندگی و فعالیت‌های روزانه ما به شمار می‌آید. بدون شک در زندگی و فعالیت هر یک از ما اهدافی وجود دارد که به نوعی دلیل فعالیت‌‌ها و تلاش‌‌های ما هستند. مفاهیم هدف و برنامه ریزی ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند و تعریف جان ادوارد ویلیامز از برنامه ریزی، به‌خوبی بیانگر این ارتباط است:
بسیاری از ما فکر می‌کنیم که برنامه ریزی مختص امور سنگین و خاص است؛ اما باید بدانیم که هر هدفی، چه کوچک و چه بزرگ، در نوع خود مهم و تعیین کننده است و آنچه اراده و انگیزه ما را برای پیگیری و دستیابی به اهداف بزرگ و مهم تقویت می‌کند، کسب موفقیت در امور جزئیتر است.
اما گذشته از موضوع دستیابی به هدف، ارزش و فایده برنامه‌ریزی در کیفیت زندگی هم قابل مشاهده و دارای اهمیت است. برنامه ریزی در مدیریت زمان، بهبود نظم، به سرانجام رساندن کارها، تقویت اراده و اعتماد به نفس و غلبه بر تنبلی و مواردی از این دست نیز تاثیر گذار است. با این توضیحات بار دیگر به سوال اصلی بپردازیم:
نکات مهم برای یک برنامه ریزی موثر کدامند؟ در ادامه و در پاسخ به این سوال، به 7 مورد اشاره می‌شود و به طور خلاصه آنها را بررسی خواهیم کرد.
1- هدف را فراموش نکنید
یوگی برا اسطوره بیسبال جهان می‌گوید: «اگر ندانید به کدام سمت حرکت می‌کنید، به مقصد نخواهید رسید.» یادآوری گاه‌به‌گاه اهداف به خودمان، اولین نکته مهم در برنامه ریزی است. اگر ندانیم می‌خواهیم به چه هدفی برسیم یا مقصد تلاش‌هایمان کجا خواهد بود، از انگیزه کافی برای دستیابی به آن برخوردار نمی‌شویم و نهایتاً برنامه‌ریزی موثری برای رسیدن به آن نخواهیم داشت.
2- آگاهانه قدم بردارید
برنامه ریزی باید در جهت داشته‌ها و شرایط فرد باشد. در واقع پیش از برنامه ریزی، باید شناخت دقیقی از توانمندی‌ها، نیازها، شرایط و مشخصات رفتاری خود داشته باشیم تا هدف گذاری ها و اقداماتی که برای دستیابی به اهداف انجام می‌دهیم، منطبق با خصوصیات خودمان باشد.
3- پرواز ممنوع
یکی از خطاهای رایج در برنامه‌ریزی، قوت تخیل و ضعف در واقع بینی است که در افراد بلند پرواز شایع‌تر است؛ فرد تمایل دارد آرزوها و تخیلاتش را که ارتباط منطقی و قابل قبولی با واقعیت ندارد در برنامه ریزی بگنجاند، خود را با دیگران مقایسه کند و حجم غیرمنطقی و بیش از حدی از وظایف را بر خود تحمیل کند. نتیجه هم واضح است؛ سنگ بزرگ علامت نزدن است!
4- نه به تک بعدی بودن
از ویژگی های یک برنامه ریزی موثر، چند بعدی بودن و به اصطلاح جامع بودن آن است. جهان انسانی چه در بعد فردی و چه اجتماعی، جهانی چندبُعدی است که جنبه‌ها و عوامل متنوع و متفاوتی دارد. نمی‌توان تنها به یک بُعد توجه کرد و سایر ابعاد را مورد توجه قرار نداد. بنابراین برنامه‌ریزی صحیح، آن است که تمامی جنبه‌های زندگی را به طور متعادل مد نظر داشته باشد. برای مثال دستیابی به یک هدف، مانند موفقیت در کنکور، نباید موجب اختلال در سایر ابعاد مانند سلامت جسمانی و روانی نشود.
5- مهم و مهمتر
برای رسیدن به موفقیت اغلب باید در چندین جبهه جنگید، این بدان معناست که باید اقدامات و وظایف گوناگونی انجام دهیم و حالا اولویت‌بندی اهمیت پیدا می‌کند. مهارت ما در اولویت بندی امور و وظایف، موجب بازدهی در زمان و ذخیره انرژی ما می‌شود و قدم‌های ما را در جهت دستیابی به اهداف استوار تر می‌کند. می‌توان برای اولویت‌بندی هرچه بهترِ اقدامات، از تکنیک‌های متنوعی بهره برد. به طور مثال یکی از آنها کهاصل پاره‌تو یا قانون ۸۰/۲۰ نام دارد، همانطور که از نامش پیداست، بیانگر آن است که ۸۰ درصد از موفقیت ما حاصل ۲۰ درصد از اقدامات ماست.
6- دقیق اما انعطاف‌پذیر
شاید این امر که خواسته‌ها و انتظارات ما باید دقیق و واضح باشند، بدیهی به نظر برسد؛ اما کلی نگری و مشخص نکردن جزئیات می‌تواند به منزله عدم انجام یک برنامه باشد. به طور مثال، برای افزایش فروش نیاز به افزایش ارتباط با مشتری داریم؛ باید مشخص کنیم که ارتباط با مشتری چگونه، به چه اندازه، در چه مدت زمانی و با رعایت کدام موارد و ملاحظات باید انجام پذیرد.
اما انعطاف پذیری چه می‌شود؟ برنامه‌ریزی در عین دقت و رعایت جزئیات باید به‌گونه‌ای باشد که انجام ندادن یکی از وظایف، موجب اختلال و تعویق در سایر وظایف نشود و کل یک روز یا یک هفته و یا یک ماه تحت تأثیر یک وظیفه به هدر نرود.
7- نوشتن معجزه می‌کند
هنگامی که به طور جدی به برنامه‌ریزی می‌اندیشیم، به احتمال فراوان به ثبت و مکتوب کردن آن نیز فکر می‌کنیم. نوشتن امری ساده و به دور از دشواری است؛ اما در عین حال بسیار به آن کم‌توجهی می‌شود. به همین دلیل به عنوان حسن ختام این مطلب، به آن اشاره می‌شود تا بیشتر از سایر موارد در ذهن نقش بندد.
خالی از لطف نیست اگر از زاویه متفاوت به نوشتن برنامه ها بنگریم؛ فارغ از اثر روانی آن بر تعهد، تلاش و نظم افراد در اجرا و پیشبرد برنامه‌ها، نوشتن ما را یاری می‌دهد با تأمل و واقع‌بینی بیشتری وظایف را تعریف و زمان‌بندی کنیم. همچنین مرور و بررسی نسخه مکتوب برنامه‌های گذشته می‌تواند ابزاری ارزشمند جهت ارزیابی و بهبود مهارت خودشناسی، زمان‌بندی، سنجش بازدهی و تلاش فردی باشد.بنابراین اگر قصد دارید یک برنامه‌ریزی موثر داشته باشید یک دفترچه مناسب بردارید و همین حالا شروع کنید.
