چک لیست ها با هدف نظارت بر وظایف یا پروژه‌ها و حصول اطمینان از فراموش شدن روندهای مهم در حین اجرا طراحی می‌شوند و اغلب مناسب کارهای تکراری است. به‌طور خلاصه، با استفاده از چک لیست‌ها می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که فعالیت‌ها همیشه به صورت منظم و سازمان یافته تکمیل می‌شوند.
چرا چک لیست اهمیت دارد؟
پردازش همزمان کارها اغلب برای ذهن انسان دشوار است. چک لیست می‌تواند ذهن شما را سازماندهی کند تا یک به یک به کارها بپردازید و از طرفی هیچ یک را فراموش نکنید.
چند نوع چک لیست وجود دارد؟
فرآیندهای طراحی و اجرای مطالب نوشته شده در یک چک لیست، یکسان است. اما می‌تواند با اهداف مختلفی تهیه شود که به تعدادی از آنها اشاره می‌کنیم. پقت داشته باشید که شما می توانید بر اساس نیازها و سبک زندگی خود چک لیستهای خلاقانه بسیاری را طراحی کنید.
1- چک لیست برای موقعیت‌های خاص
- چک لیست وسایل ضروری مورد نیاز برای سفر
- چک لیست داروهای روزانه
- چک لیست لوازم مورد نیاز بیمارستان
- چک لیست افتتاحیه یا اختتامیه یک مراسم
- چک لیست برگزاری جشن‌ها
- چک لیست روتین‌های روزانه یا شبانه
- چک لیست لوازم خوابگاه
- چک لیست سیسمونی
2- چک لیست به‌عنوان دستیاری در مدیریت پروژه
- چک لیست پرواز
- چک لیست آماده‌سازی اتاق عمل
- چک لیست کنترل کیفی کالا
- چک لیست راه‌اندازی یک دستگاه
- چک لیست راه‌اندازی کسب و کار
- چک لیست مرتب سازی انبار
- چک لیست کنترل ایمنی
تفاوت چک لیست با تو دو لیست
بله درست متوجه شدید. چک لیست با تو دو لیست تفاوت دارد ولی امروزه در محاوره و میان مردم عادی این دو عبارت به جای یکدیگر به کار می‌روند. مثلا وقتی کارهایی را که باید در طول یک روز انجام بدهید، لیست کرده‌اید، ممکن است آن را چک لیست بپندارید. اجازه بدهید تفاوت چک لیست و تو دو لیست را برای شما شرح بدهیم.
تو دولیست درباره انجام دادن کارهاست
تو دو لیست فهرستی منظم از کارهایی است که ماهیتی خاص دارند و معمولا در زمان مشخصی باید انجام شوند و تمام می‌شوند. تو دو لیست‌ها آنقدر محبوب شده‌اند که امروزه نرم‌افزارها و دفترچه‌هایی خاص و زیبا برای آنها طراحی شده و بسیار هم پرطرفدار هستند.
چک لیست درباره نحوه و چگونگی انجام کارهاست
چک لیست ها معمولا در سازمان‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرند که نحوه انجام فرایندی خاص و مهم باید مشخص باشد. مثلا چک لیست کنترل کیفی قطعات تولیدشده در یک کارخانه، چک لیست راه‌اندازی یک کسب و کار، چک لیست گزارش ماهانه به مشتری و … نمونه‌هایی از این دست هستند. چک لیست‌ها بارها و بارها مورد استفاده قرار می‌گیرند. چک لیست‌ها می‌توانند به مرور زمان بهبود پیدا کنند و مواردی به آنها اضافه یا از آنها کاسته شود.
چطور چک لیست طراحی کنیم؟
برای طراحی یک چک لیست مؤثر لازم است که مراحل زیر را انجام بدهید:
1- از روش بارش فکری استفاده کنید
هر چیزی را که به ذهنتان می‌آید یادداشت کنید. جلوی افکارتان را نگیرید. بعدها می‌توانید بخش‌هایی را حذف یا ادغام کنید. هر چک لیست به مرور زمان می‌تواند کامل‌تر یا خلاصه‌تر شود. فراموش نکنید که مهم، کاربردی بودن یک چک لیست است.
2- ساماندهی چک لیست
چک لیست را می‌توانید به روش‌های زیر دسته بندی کنید؛
- بر اساس تعداد دفعات انجام (روزانه، هفتگی، ماهانه و …)
- بر اساس نوع کار (برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها یا کارهایی که باید برای مدرسه انجام دهید.)
- بر اساس نحوه ارتباط آن کار با زندگی‌تان (وظایف مربوط به بچه‌ها یا وظایف مربوط به برگزاری جشن تولد)
3- اولویت‌بندی کارها در چک لیست
پس از این، نوبت به اولویت بندی می‌رسد. به یاد داشته باشید که هیچ قانونی برای اولویت بندی وجود ندارد و از فردی به فردی و از وظیفه‌ای به وظیفه‌ای می‌تواند متفاوت باشد. در حقیقت سبک زندگی و اهداف شماست که اولویت‌هایتان را مشخص می‌کند. تنها راهی که پیش رو دارید این است که بدانید چه وظایفی ضروری‌ترین یا مهم‌ترین هستند تا بتوانید ابتدا آنها را اول انجام بدهید. یکی از بهترین روش‌هایی که می‌تواند در اولویت بندی به شما کمک کند، استفاده از روش ماتریس آیزنهاور است.
4-کارها را در لیست خود بنویسید
حالا که وظایف شما ساماندهی و اولویت‌بندی شدند، وقت آن است که آنها را در یک چک لیست بنویسید. ممکن است با خودتان فکر کنید که حالا دیگر نیازی به مکتوب کردن آن نیست و تمام کارها را می‌توانید در ذهن خود نگه دارید. اما فراموش نکنید که ذهن انسان در پردازش اطلاعات در زمان بحران و یا شرایط خاص ناتوان است و شما ناخوادگاه به کلی چک لیست خود را نادیده می‌گیرید. بنابراین وظایف خود را به ترتیب اولویت فهرست کنید و در صورت لزوم، تاریخ یا زمانی را که باید آنها را تکمیل کنید، قید کنید.
5- با تکمیل هر مورد، آن را بررسی کنید و تیک بزنید
در هر چک لیست باید کنار هم عنوان، محلی برای تیک زدن در نظر بگیرید. علامت‌گذاری چک لیست به شما انگیزه می‌دهد زیرا ذهن شما از انجام یک کار پاداشت دریافت می‌کند، کاری را تمام شده می‌پندارد و به راحتی با تمرکز بیشتر به سراغ انجام کار بعدی می‌رود. ذهن شما در حین تیک زدن کار انجام شده، ناخودآگاه به سرعت روند را بررسی می‌کند و ممکن است خطایی احتمالی یا تغییری ناگهانی را شناسایی کند.
6- افزودن مطالب تازه
به یاد داشته باشید که همیشه کارهای بیشتری برای انجام دادن وجود دارد. بنابراین به محض اینکه چک لیست یک فرآیند به پایان رسید، ممکن است نیاز به تدوین یک چک لیست جدید داشته باشید و باید تمام ۵ مرحله پیش را دوباره تکرار کنید. به شما قول می‌دهیم که درگیر شدن در این چرخه به یکی از لذت‌های زندگی شما تبدیل خواهد شد.
نوشتن چک لیست؛ سنتی یا دیجیتال؟
روش سنتی نوشتن یک چک لیست همان اتکا به کاغذ و قلم است. امروزه ابزارهای دیجیتال زیادی مانند نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌ها در دسترس هستند اما هرکدام معایب خاص خودشان را دارند.
مزایای چک لیست سنتی
- استفاده از آن آسان است و نیاز به یادگیری ندارد.
- ارزان‌قیمت است.
معایب چک لیست سنتی
- جذابیت طراحی ندارد.
- به راحتی با آب یا آلودگی‌های دیگر مخدوش و ناخوانا می‌شود.
- قابل جستجو نیست.
- نمی‌توانید همیشه آن را به همراه داشته باشید.
- آرشیو و نگهداری از دفترها در طول زمان بسیار دشوار و جاگیر است.
- اگر روی کاغذهای پراکنده می‌نویسید، همیشه امکان گم شدن‌آنها وجود دارد.
- امکان بازنویسی سریع یا فوری وجود ندارد.
- امکان پیگیری روند و گزارش پیشرفت وجود ندارد.
مزایای چک لیست دیجیتال
- همیشه آن را در دسترس دارید؛ زیرا، بعید است که تاکنون لااقل بیشتر از ۵ متر از تلفن همراه خود دور شده باشید.
- قابلیت جستجو دارد.
- می‌توانید برای سالیان متمادی یادداشت‌های خود را نگه دارید.
- قابلیت آن را دارد که چیزهایی مانند صدا، تصویر، ویدیو و فایل را به آن ضمیمه کنید.
- با اعلان‌های مختلف می‌تواند زمان انجام برخی کارهای پراهمیت را به شما یادآوری کند.
- به سرعت می‌توانید اطلاعات را کپی کنید.
- می‌توانید اطلاعات یک چک لیست را با دیگران به اشتراک بگذارید.
- امکان مرتب کردن و حذف و اضافه کردن گزینه‌ها راحت‌تر است.
معایب چک لیستهای دیجیتال
- قابل تغییر نیستند و تنها هرچه را از قبل طراحی شده می‌توانید در دسترس داشته باشید.
- اگر تلفن همراهتان خاموش شود، دیگر به آن دسترسی ندارید.
- بعضی از نرم افزارهابیش از حد پیچیده هستند و باید فیلدهای مختلفی را برای هر مورد پر کنید که زمان زیادی می‌طلبد.
- ممکن است موجب حواس‌پرتی شما شود.
در نهایت کدام بهتر است؟
این بستگی به شما دارد. برخی از افراد نوشتن با کاغذ و قلم را ترجیح می‌دهند و معایب آن را هم می‌پذیرند و برخی دیگر معایب چک‌لیست‌های دیجیتال را به خاطر همیشه‌دردسترس‌بودن آن نادیده می‌گیرند. اما پیشنهاد ما به شما ترکیب هر دو روش است. به این منظور می‌توانید از دستیار هوشمند نوتوپیا K1 استفاده کنید. این محصول نقطه عطفی در پیوند تکنولوژی با ابزارهای سنتی نوشتن است و مزایای هر روش، عیب‌های دیگری را پوشانده است.
اگر دوست دارید درباره چک لیست و تاریخچه و عملکرد آن بیشتر بدانید، توصیه می‌کنیم کتاب مانیفست چک لیست از آتول گرانده را مطالعه کنید. این کتاب یکی از پرفروش ترین نیویورک تایمز، وال استریت ژورنال، یو اس ای تودی، انترتینمنت ویکلی، واشنگتن پست، لس آنجلس تایمز، بوستون گلوب و سانفرانسیسکو کرونیکل است.
